Não basta organizar, tem que apresentar

Somos contratados para organizar os dados da empresa, desenhar e automatizar os processos. Você utilizará também ferramentas de analytics para apresentação de dados e terá uma série de outras ferramentas que poderão apresentar resultados maravilhosos. Ao organizar os processos, os profissionais do operacional estarão bastante satisfeitos por terem tornado a vida deles mais simples, mas e a diretoria?

Normalmente quando automatizamos algum processo, cortamos evitamos uma série de burocracias que impedem que o andamento da empresa flua. Alguns coordenadores que antes precisavam aprovar certas rotinas agora não precisam mais. Isso gera um pouco de insegurança, pois não tem mais o “controle do processo”.

Coordenadores dos setores

Essas pessoas tinham na suas mãos o controle de todo o processo. Eram responsáveis por aprovarem tudo. Como esta função dele ficou limitada, é importante que este profissional tenha painéis onde poderá auditar tudo o que está acontecendo. Mesmo que ele esteja confiando em todo processo, é necessário que ele consiga de alguma forma visualizar quem fez e quando foi feito cada coisa dentro do processo para que ele continua sempre se sentindo seguro de que está tudo certo.

O problema dos diretores

Os diretores raramente tem tempo para acessar os sistemas para ver o que está acontecendo. Antes de criar um painel lindo para apresentação dos dados, temos que saber que dependendo da posição que o diretor está ele nem terá tempo de ficar na frente do computador.

Antes de apresentar dados para diretoria é muito importante entender o perfil do diretor. Aqueles que gostam de tecnologia podem entrar todo dia no computador e acessar a ferramenta, mas este nem sempre é o caso. A maioria dos diretores, por terem outras atribuições, preferem ser lembrados do que está acontecendo. Para isso existem algumas soluções:

  • Crie painéis de TV

Se o diretor trabalha sempre no escritório, uma boa opção é ter uma tela de TV apresentando um dashboard com as informações diárias mais importantes para ele. Desta forma, ao entrar na sala basta ligar a TV e todos os dados estarão disponíveis para que ele possa visualizar. Essa abordagem é muito comum para empresas que trabalham com dados dinâmicos como logística, mercado de valores e assim por diante.

  • Crie boletins periódicos

Uma outra forma interessante é criar boletins periódicos. Você poderá disparar diariamente via whatsapp, e-mail ou outro recurso um consolidado de todas as informações que ele precisa. Tenha sempre o cuidado de evitar boletins muito extensos (uma ou duas páginas é o suficiente). Outro detalhe importante é sempre manter o mesmo nome de arquivo ou assunto no e-mail ou mensagem. Desta forma facilita a comunicação pois aquele boletim sempre será lembrado pelo seu nome.

  • Notifique somente os casos extremos

Lembrando que o diretor não quer ser incomodado com assuntos triviais, qualquer informação que ele não seja um boletim periódico, evite notificar automaticamente. Às vezes você poderá acabar envolvendo a diretoria em assuntos que poderiam ser resolvidos internamente. Portanto coloque todos os eventos de notificações sazonais como manuais e só envie para o diretor após ser revisado por alguém da área

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