Excel para PowerBI – 5 cuidados que você precisa ter para não cair em armadilhas

Se você trabalha com contabilidade ou finanças, provavelmente está bem familiarizado com Excel. Se você está neste blog, provavelmente já conhece ou pelo menos já ouviu falar do PowerBI.

O PowerBI é uma ferramenta de apresentação de dados bem interessante mas antes de começar a utilizar você precisa tomar alguns cuidados.

1 – PowerBI não é um Excel Avançado

Vários cursos na internet sobre PowerBI tem no seu título “do Excel ao PowerBI”. O problema é que as pessoas trabalham mal com o Excel e acabaram deturpando conceitos. O Excel é utilizado em muitas empresas como ferramenta de relatórios ou apresentação de dados, quando na verdade ela é uma ferramenta de entrada de dados. O objetivo do Excel é permitir que o usuário alterando valores de algumas células possa ver imediatamente o resultado.

O PowerBI é uma ferramenta de apresentação de dados. Ela consolida os dados e apresenta de forma dinâmica os resultados no formato que você precisa. Você terá a possiblidade de criar filtros, porém estes filtros não afetam os dados originais. Portanto quando começar a trabalhar com o PowerBI, tente visualizar como uma ferramenta complementar ao Excel.

2 – O PowerBI consolida dados de várias fontes

Para fins didáticos, a maioria dos cursos introdutórios apresenta o PowerBI lendo dados de uma planilha de Excel ou de um arquivo CSV. Isso funciona mas não é o ideal. Como qualquer ferramenta de Analytics, o ideal é que ela esteja conectado a uma fonte de dados e possa ser automaticamente atualizado caso a fonte altere. Trabalhar com arquivos CSV ou planilhas fará com que você tenha que manualmente atualizar sempre esta fonte.

3 – Conheça o mínimo de banco de dados e linguagem SQL

Sabendo trabalhar apenas com a ferramenta, você terá opções limitadas de apresentação de dados. Se você conhecer como funciona o modelo de um banco de dados relacional, terá bem mais possibilidades de trabalhar com filtros dinâmicos, drill-down e diversos outros recursos.

Conhecer de banco de dados e SQL também facilitará o entendimento do modelo de dados e geração de visões mais interessantes e otimizadas.

4 – Cuidado com as licenças

Você pode começar a estudar o PowerBI com uma licença gratuita, ou trabalhar com uma “licença pro” no servidor. Uma “licença pro” você pagará cerca de 10 dólares por usuário. Sabendo do conhecimento básico que cada profissional deve ter para trabalhar com o PowerBI, é muito melhor trabalhar com menos licenças e somente os usuários que farão apresentação de dados as utilizem. Faça uma pesquisa antes com a equipe de TI ou até alguém da Microsoft para entender o que é melhor para sua empresa.

Dependendo de como o modelo é construído, talvez você precise apenas de uma licença para publicar os dados online. Lembre-se de que o PowerBI não é Excel, portanto evite ficar o tempo todo criando novas visões. Depois de uma apresentação pronta, é necessário somente que os dados sejam atualizados corretamente.

5 – Segurança e Performance dos Dados

Para otimizar a apresentação dos dados, o PowerBI carrega todos os dados para dentro dele antes de começar a exibição. A partir do momento em que os dados forem carregados na ferramenta estarão disponíveis para que o analista faça o que quiser. Se você por exemplo carregar todos os dados dos seus clientes para consolidar dentro da ferramenta, ainda é possível chegar no dado bruto de cada um. Portanto é necessário criar as visões de forma consolidada no banco de dados e criar apenas a visualização na ferramenta.

Outro ponto é que um link publicado do PowerBI através de uma conta da Azure é público (apesar de ser um link complexo). Tenha cuidado ao publicar o link nos sites ou enviar o link para alguém.

Conclusão

O PowerBI é um ótimo caminho para você melhorar na sua carreira de RA. Aprenda SQL antes de começar para ter um aproveitamento melhor da ferramenta e não abandone o Excel. As duas ferramentas trabalham muito bem de formas complementares.

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